La facture acquittée est un document qui sert de justificatif à un règlement qui a été réalisé suivant les normes. L’établissement de ce genre de facture n’est pas obligatoire. En revanche, il est toujours conseillé de le rédiger pour faciliter les opérations de compabilité. Le document de facturation est le plus souvent demandé dans le cadre d’une relation commerciale, un versement d’aide ou un versement de subventions. Allons faire un petit zoom sur les factures acquittées.
Les mentions que doit comporter la facture acquittée
Une facture acquittée est une pièce comptable qui permet d’attester le paiement d’une somme, par un débiteur à un créancier. A l’inverse des factures classiques, ce n’est pas un document obligatoire.
Les fournisseurs et les clients ont la possibilité d’en demander ou non. L’émission ou l’envoi d’une facture d’acquittement ne requiert pas la rédaction d’une nouvelle facture.
Des mentions obligatoires doivent juste être rajoutées à la facture existante. Le numéro de la facture reste alors inchangé, la date d’émission mais également les informations relatives à la prestation réalisée.
Pour que la facture soit valable, voici les informations obligatoires à mentionner :
- Une mention « acquittée » ;
- La date de paiement de la prestation ;
- Le mode de règlement, ou la référence du paiement effectué dans le cas échéant ;
- La signature et le cachet de l’émetteur.
Il est possible de trouver des modèles de facture en tout genre sur le web pour avoir un petit aperçu.
La valeur juridique de la facture acquittée
La facture acquittée émise peut être utilisé en tant que document justificatif d’un paiement, si un litige survient dans le cadre d’un règlement d’une créance. La conservation de la pièce justificative devra alors se faire avec les documents comptables autres.
Selon l’article 1353 du Code Civil, la preuve est valable devant la justice française, justifiant la bonne foi de la personne pendant le paiement d’une créance.
La règlementation est claire sur le sujet, l’émetteur de la réclamation dans l’exécution d’une obligation devra fournir une preuve. A l’inverse, le libéré devra également fournir un justificatif du paiement réalisé.
La valeur probatoire n’est recevable qu’avec la présence des mentions obligatoires évoquées plus tôt.
Facture acquittée : Une comptabilité simplifiée !
Le premier objectif d’établir une facture acquittée est de prouver l’extinction d’une dette, en payant la créance pour l’achat d’une marchandise par exemple.
Mais ce n’est pas le seul avantage que le document procure. L’établissement de la facture simplifie les opérations comptables.
Sur le plan organisationnel, la date de paiement mentionnée sur la facture facilite le classement. Comme vous l’aurez compris, les factures sont à classer par ordre chronologique pour rendre les recherches plus faciles.
Il se peut dans certains cas que le client demande une facture pour justifier ses dépenses dans le cadre d’une demande de remboursement ou une demande de subventions.
L’utilisation d’un logiciel de facturation
Pour bien rédiger sa facture pro-forma suivant les règles de facturation, utiliser un logiciel de facturation en ligne est une bonne idée.
Avec ce genre d’outil, éditer une facture devient plus simple et plus rapide, qu’il s’agisse d’une facture normale ou acquittée. Le choix entre un logiciel payant ou pas va dépendre de l’entreprise en question.
Ces outils sont en mesure de générer une facture électronique en format PDF ou autres selon les besoins.
Comment prouver l’acquittement sans facture ?
Sans facture, il est quand même possible de prouver l’acquittement d’une dette. Deux solutions se présentent.
L’état récapitulatif des dépenses
La certification de l’état récapitulatif de toutes les dépenses doit se faire par un commissaire aux comptes ou par un expert-comptable professionnel.
Le document peut remplacer une facture acquittée pour percevoir une subvention ou une aide financière provenant du comptable public ou encore du marché public.
La copie des relevés de comptes bancaires
La copie des relevés de banque peut justifier les dépenses avec un libellé mentionné de manière explicite.
La pièce peut servir de preuve du virement bancaire effectué pour le paiement d’un client ou pour les impôts payés auprès de l’administration fiscale.
Conclusion
Pour faire un petit récapitulatif, les factures acquittées ne sont pas obligatoirement à établir. Pas besoin d’une nouvelle facture ! la facture existante sera juste éditée en conservant la même numérotation.
Les mentions obligatoires sont à apposer pour disposer de sa valeur devant les tribunaux. L’édition d’une facture peut être faite par un client ou un fournisseur selon les circonstances.
Un logiciel de facturation vous serait d’une aide précieuse pour éditer les factures. C’est une solution répondant aux exigences de la règlementation anti-fraude, tout en évitant les erreurs pouvant rendre la facture invalide.
Très faciles à utiliser, les outils offrent une possibilité de personnalisation en terme de mise en page et de format. Vos factures professionnelles seront alors bien réalisées.
